التسجيل وسجلات المكتبة .

الملفات المهمة فى المكتبة :
1 - ملف الجرد السنوى والاستهلاك والاستبعاد
تحفظ به محاضر الجرد السنوى للكتب التالفة والفاقدة ومحاضر الاستبعاد ونقل العهدة ويعتبر هذا الملف على أعلى درجة من الأهمية لارتباطه الوثيق بسجل يومية المكتبة .
2 - ملف القوائم الببليوجرافية :
- ويخصص ملف لكل موضوع أومناسبة على حده تدرج فيه البيانات الببليوجرافية للكتب والمراجع والدوريات التى تشتمل عليها القائمة مع مراعاة الترتيب الهجائى لمداخل القائمة بالنسبة للعناوين , أو أسماء المؤلفين , أو رؤوس الموضوعات .
3 - ملف مواد أرشيف المعلومات :
- ويخصص ملف لكل موضوع أومناسبة تجمع فيه قصاصات الصحف والمجلات مايغطى الموضوع وتقدم فيه أحدث المعلومات التى تهم المستفيد , مع الاهتمام بقضاياالتعليم والإدارة والقضايا القومية والاجتماعية الجارية , مع ذكر المصدر والتاريخ لكل مادة يتم جمعها .
4 - ملفا الصادر والوارد :
- وتحفظ فيه المكاتبات الصادرة من امكتبة والواردة إليها مع إعداد فهرس فى المقدمة بمحتويات كل ملف .
5 - ملف مقترحات التزويد :
- ويحتفظ به بالمقترحات الخاصة بتزويد المكتبة بالكتب والمراجع المختلفة التى يتقدم بها المستفيدون .

6 ملف كلمات الإذاعة :
وهذا الملف يتم الاحتفاظ فيه بقصاصات الكلمات والفقرات الإذاعية التى يلقى منها الطلاب فقراتهم عند تنفيذ البرنامج الإذاعى الخاص بالمكتبة فى طابور الصباح .

ملحوظة مهمة :
من الأفضل عند إعداد الملفات السابق ذكرها أن يتم استخدام نوع جيد من الأكلاسيرات المزودة بمكانينة تجميع الأوراق وحبسها داخل الملف لمنعها من السقوط والضياع كما أن جسم هذا النوع من الملفات يتحمل الخدمة الشاقة .
********************
[ سجلات النشاط
-----------------
سجل قاعدة بيانات المكتبة
1 - ويتم تسجيل بيانات العاملين بالمكتبة فيه على النحو التالى :
مسلسل - الأسم - الوظيفة الحالية - رقم وتاريخ الأمر التنفيذى - المؤهل وتاريخة - التخصص الدقيق - الدرجة المالية وتاريخها - الحالة الاجتماعية - العنوان - رقم التليفون .
2 - بيان بمحتويات المكتبة من الأثاث بشكل مفصل .
3 - بيان بالأجهزة والوسائل السمعية والبصرية .
4 - بيان بالكتب والمراجع والدوريات التى تقتنيها المكتبة .
5 - توزيع النسخ والعناوين على الأصول العشرة بالنسبة للكتب والمراجع .
سجل الندوات :
تسجل به الندوات التى تعقدها المكتبة , ويراعى عند إعداد هذا السجل مايأتى :
- انتقاء كشكول من نوع جيد لاتقل صفحاته عن مائة ورقة .
- يراعى أن يكون له غلاف جيد المظهر .
- يتم إعداد صفحة عنوان للسجل .
- الصفحة التى تليها يوضح بها الهدف من السجل فى نقاط مختصرة .
- الصفحة التالية يوضح بها خطة العمل فى السجل موزعة على العام الدراسى .
- ثم الصفحة التى تليها يثبت بها قائمة محتويات السجل .
- ثم نأتى إلى متن السجل ويثبت الندوة الأولى التى تعقدها المكتبة , مع تسجيل الموضوع وتاريخ ومكان الانعقاد وأسماء المحاضرين وأعداد الحضور بأعلى الصفحة ويتم تسجيل وقائع الندوة بالتفصيل .
- تثبت الأسئلة التى دارت بين الحضور والمحاضرين وإجاباتهم عليها .
- يتم توثيق الندو ة بكل أشكال التوثيق من حيث تسجيلها على شريط كاسيت - استخدام الصور الفوتوغرافية - إظهار الدعوات المرسلة للمحاضرين مع موافقاتهم على المشاركة . إظهار موافقة لجنة المكتبة على عقد الندوةة
- يراعى إضافة قائمة ببليوجرافية بالكتب الموجودة بالمكتبة والتى تخدم موضوع الندوة .
- يمكن إضافة تقرير مبسط يوضح مدى ماحققته الندوة من أهدافها , ثم يعد تحليل يوضح أثر الندوة على أنشطة المكتبة الأخرى .
- يتبع نفس ماتم اتباعة من خطوات وإجراءات فى الندوة يتم مع المحاضرة وسجل المحاضرات